Kolme palautteen tyyppiä (ja miten antaa kritiikkiä rakentavasti)

Palaute on johtamisen tehokkaimpia päivittäisiä välineitä. Se on myös yksi eniten alihyödynnetyistä. Silti taito antaa palautetta oikein puuttuu huolestuttavan monelta esihenkilöltä.

Kaikki palaute ei kuitenkaan vaikuta samalla tavalla. Vääränlainen palaute väärässä tilanteessa voi latistaa motivaation tai synnyttää puolustusreaktion. Oikeanlainen palaute oikeaan aikaan vie kehittymistä eteenpäin.

1. Vahvistava palaute (arvostus)

Vahvistava palaute on positiivista tunnustusta, joka kohdistuu tiettyihin toimintatapoihin tai tekoihin, joita esihenkilö haluaa nähdä jatkossakin.

Monet ajattelevat palautteen olevan ensisijaisesti negatiivinen asia. Todellisuudessa vahvistava palaute on tehokkain väline tukevan tiimi-ilmapiirin rakentamiseen.

Kun tiimin jäsenet saavat positiivista palautetta hyvästä työstään, he jatkavat todennäköisemmin kovaa työtä ja kokevat suurempaa sitoutumista esihenkilöön ja organisaatioon. Tämä heijastuu suoraan parempana tuottavuutena ja henkilöstön pysyvyytenä.

Kolmesta palautetyypistä vahvistavaa kannattaa antaa selvästi eniten, vaikka suomalaisessa työkulttuurissa se jää erityisen herkästi antamatta ääneen. Kaikki positiivinen palaute ei silti ole yhtä vaikuttavaa. Lue lisää positiivisen palautteen antamisesta kattavasta palauteoppaastamme.

Milloin antaa vahvistavaa palautetta: Aina, kun tiimin jäsen tai kollega on toiminut tavalla, jota halutaan kannustaa jatkamaan, tai kun halutaan osoittaa arvostusta.

Vahvistavan palautteen vaikutus: Vastaanottaja tuntee itsensä arvostetuksi ja nähdyksi, mikä kannustaa entistä parempaan suoritukseen. Palaute toimii parhaiten, kun se annetaan heti ja kohdistuu konkreettiseen tekoon tai toimintatapaan. Vahvistava palaute alkaa tyypillisesti lauseella kuten: "Pidin todella siitä, miten sinä…" tai "Oli erinomaista, kuinka sinä…"

2. Ohjaava palaute (valmentaminen)

Ohjaava palaute on rakentavaa ohjausta, joka auttaa henkilöä muuttamaan lähestymistapaansa paremman lopputuloksen saavuttamiseksi tulevaisuudessa.

Ohjaava palaute on kolmesta tyypistä paras väline valmentamiseen: se antaa vastaanottajalle konkreettiset eväät muuttaa toimintaansa ja tuloksiaan. Se on myös keskeinen osa suorituskulttuurin rakentamista.

Ohjaava palaute rakentuu HVT-mallille (Havainto, Vaikutus, Toiminta). Kolme askelta:

1. Nimeä tilanne ja havaitsemasi toimintatapa.
2. Kerro, mikä vaikutus tällä toimintatavalla oli.
3. Ehdota, miten toimia ensi kerralla vastaavassa tilanteessa.

Esimerkki: "Päivityksesi viime tiimikokouksessa ylitti sovitun ajan [havainto]. Se pakotti minut tiivistämään omaa päivitystäni [vaikutus]. Voisitko jatkossa kiinnittää enemmän huomiota aikarajaan? [ehdotus]"

Oma kommunikointityyli saa näkyä, mutta syyttelyä (esim. "Olet itsekäs") tai yleistämistä (esim. "Sinä otat aina liikaa aikaa") kannattaa välttää, sillä ne synnyttävät kitkaa ja asettavat vastaanottajan puolustuskannalle.

Milloin antaa ohjaavaa palautetta: Aina, kun tiimin jäsenen toimintatavoissa tai tuloksissa on parantamisen varaa, tai kun joku opettelee uutta tehtävää.

Ohjaavan palautteen vaikutus: Oikein annettuna ohjaava palaute auttaa tiimin jäseniä, kollegoita ja kumppaneita ymmärtämään, missä ja miten he voivat kehittyä, ja mitä muutos voisi tarkoittaa käytännössä. Ihmiset kehittyvät todennäköisemmin niillä alueilla, joihin palaute kohdistuu, erityisesti kun he ovat oppineet vastaanottamaan palautetta.

3. Arvioiva palaute

Arvioiva palaute on arviointia, joka mittaa suoriutumista suhteessa tiettyihin standardeihin tai odotuksiin.

Arviointi kertoo, miten yksilö suoriutuu verrattuna muihin tai asetettuihin odotuksiin. Kolmesta tyypistä arvioiva palaute on arvokkain suorituksen johtamisen ja odotusten asettamisen näkökulmasta sekä silloin, kun tehdään palkkaan liittyviä päätöksiä.

Se soveltuu kuitenkin huonosti jokapäiväiseen vuorovaikutukseen. Valitettavasti sitä käytetään usein tilanteissa, joissa jokin muu tyyppi toimisi paremmin. Jos arvioiva palaute ei saa tuekseen riittävästi vahvistavaa ja ohjaavaa palautetta, se voi vahvistaa muuttumatonta ajattelutapaa kasvuajattelutavan sijaan, herättää katkeruutta ja pahimmillaan myrkyttää koko tiimi-ilmapiirin.

Vaikka pettymys jonkun suoriutumiseen olisi suuri, arvioivan palautteen tulviminen tekee tilanteesta vain huonomman. Arvioiva palaute kuulostaa tältä: "Tämä oli huonoa, teit sen huonosti, kaikki meni pieleen, täysin hyväksymätöntä. Sinun täytyy parantaa huomattavasti tai muuten…"

Kukaan ei motivoidu palautteesta, joka kuulostaa tuomiolta. Se ei tue kehittymistä, vaan luo etäisyyttä.

Milloin antaa arvioivaa palautetta: Erillisissä arviointikeskusteluissa, joissa molemmille osapuolille on selvää, että kyse on suoriutumisen arvioinnista eikä vahvuuksien tai kehittymisen tarkastelusta.

Arvioivan palautteen vaikutus: Oikein käytettynä arvioiva palaute auttaa yhdenmukaistamaan odotuksia ja näkemystä henkilön suoriutumisesta. Väärissä tilanteissa käytettynä se voi saada vastaanottajan tuntemaan itsensä aliarvioiduksi, demotivoituneeksi ja loukatuksi auttamatta häntä ymmärtämään, miten kehittyä.

Käytä oikeaa palautetyyppiä oikeaan aikaan

Palautekulttuuri rakentuu toistoista, ei yksittäisistä tilanteista. Kun esihenkilö painottaa vahvistavaa palautetta ohjaavan rinnalla ja pitää arvioivan palautteen erillisissä arviointikeskusteluissa, tulokset paranevat kaikilla osa-alueilla.

Palaute ei muuta tiimiä kerralla. Se muuttaa sitä joka kerta, kun se annetaan oikein.

Jokainen esihenkilö saa käyttöönsä Lean (Leadership Enablement Agent), joka auttaa antamaan laadukasta palautetta ja valmentaa esihenkilöä reaaliajassa.

Lue myös: Mitä 360-palaute on ja miten se toteutetaan onnistuneesti.