Miten tunnistat tiimisi suurimmat ongelmat ja ratkaiset ne?

Palaute on helppo kerätä. Toimiin ryhtyminen sen pohjalta on paljon vaikeampaa.

Kolme signaalia, jotka kertovat missä puuttuminen kannattaa

Joskus tietyn KPI:n heilahtelut eivät vaadi lainkaan toimenpiteitä. Jos kyseessä on kertaluonteinen pudotus ja pisteesi on lähellä yleistä vertailuarvoa, kannattaa välttää hätiköityjä päätöksiä ja suunnata huomio aiheisiin, jotka todella kaipaavat parannusta.

1. Matala pistemäärä verrattuna muihin KPI:hin tai muihin tiimeihin yrityksessäsi

Jos muut tiimit yrityksessäsi pärjäävät jatkuvasti selvästi paremmin tietyllä osa-alueella, se voi olla varoitusmerkki. Todennäköisesti ongelma on nimenomaan tiimissäsi, ei koko yritystä koskeva trendi.

Myös se, että tiimisi saa tietyissä KPI:ssä selvästi heikompia tuloksia kuin muissa, ja pisteet jäävät alle vertailuarvon, on syy tarkastella asiaa lähemmin. Tiimin jäsenet saattavat olla tyytymättömiä yhteen tai kahteen tiettyyn tekijään työssä, jolloin ponnistukset kannattaa suunnata juuri niiden parantamiseen.

2. Laskeva trendi

Pistemäärä ei vielä välttämättä näytä huolestuttavalta, mutta saatat huomata pienen viikoittaisen laskun. Tässä tapauksessa on hyvä ohjata kurssia ajoissa ja tarttua asiaan ennen kuin se kasvaa kriittiseksi. "Onko viime aikoina tapahtunut jotain muutosta?" on hyödyllinen kysymys sekä itselle että tiimille.

3. Suuri hajonta vastauksissa tiimin sisällä

Näyttääkö tietyn aiheen pistemäärä hyvältä siksi, että kaikki tiimin jäsenet ovat yhtä tyytyväisiä, vai siksi, että osa on erittäin tyytyväisiä ja osa erittäin tyytymättömiä? Pelkkä kokonaispistemäärä ei riitä. Myös vastausjakaumaan kannattaa kiinnittää huomiota.

Suuri hajonta vastauksissa tarkoittaa, että yksilöiden kokemukset poikkeavat toisistaan merkittävästi. Se voi olla esimerkiksi merkki siitä, että jotkut tiimin jäsenet tarvitsevat enemmän yksilöllistä tukea tai henkilökohtaista huomiota.

Kolme kehityskohdetta kerrallaan riittää

Käytännössä prioriteettien ymmärtäminen on haastavampaa kuin miltä se kuulostaa. Teamspective tunnistaa kehityskohteet automaattisesti ja tekee kullekin tiimille ehdotuksia. Mutta entä jos liian moni alue tarvitsee parannusta? Miten voi selvittää, mikä on kiireellisin tai tärkein?

Liian moneen asiaan keskittyminen kerralla voi hajottaa ponnistukset tehottomiksi. Teamspectiven pulssinäkymä ehdottaa enintään kolmea kehityskohdetta kerrallaan. Näin oikean suunnan löytäminen on helppoa.

Yksi toimiva lähestymistapa on aloittaa aiheesta, jossa on eniten kehittämisen varaa. Tulosten näkyminen vie yleensä aikaa, joten toimiin kannattaa ryhtyä mieluummin aiemmin kuin myöhemmin.

Älä kuitenkaan ohita omaa tai tiimisi arviota. Keskustele tiimin kanssa siitä, mikä tuntuu tällä hetkellä tärkeimmiltä ja mitä tiimi haluaisi priorisoida. Kehittäminen onnistuu parhaiten yhdessä.

Neljä käytäntöä, jotka muuttavat datan toiminnaksi

• Tarkista tulokset säännöllisesti ja kannusta vastaamiseen

Johdonmukaisuus on ensimmäinen askel. Jos tarkistat tuloksia harvoin, saat vain nopean tilannekuvan tiimisi tunnelmasta. Tulokset kannattaa käydä läpi vähintään 1–2 kertaa kuukaudessa, jotta tiimin reaaliaikaiset trendit pysyvät ajan tasalla. Teamspectiven tulosnäkymä pitää sinut ajan tasalla viidessä minuutissa.

Tulokset eivät kuitenkaan kerro paljoakaan, jos vastausprosentti on matala. Teamspective lähettää pulssikyselyt automaattisesti Slackiin (tai MS Teamsiin) ja muistuttaa niistä myöhemmin, jos kyselyyn ei ole vastattu. Esihenkilöille voi silti olla arvokasta muistuttaa tiimin jäseniä vastaamisesta esimerkiksi tiimipalavereissa, erityisesti käyttöönoton ensimmäisten kuukausien aikana.

Korosta, että vastaukset auttavat parantamaan tiimiyhteistyötä ja hyvinvointia. Voit kiittää tiimiä Teamspectiven Praise-ominaisuudella suoraan Slackissa.

• Järjestä yhteisiä ideointisessioita

Vaikka sinulla olisi selkeä käsitys siitä, mitä pulssitulokset tarkoittavat, näytä tulokset tiimillesi ja ideoikaa yhdessä, mitkä kehityskohteet ovat tärkeimpiä. Paras käytäntö on pitää tällaisia arviointisessioita kerran kuukaudessa.

Aloita tunnistamalla ja juhlistamalla asioita, jotka toimivat hyvin. On tärkeää sanoa positiiviset asiat ääneen, vaikka ne tuntuisivatkin itsestään selviltä. Jatka nostamalla esille huomiota vaativat aiheet ja kysymällä, mistä asioista tiimi haluaisi keskustella. Vaikeiden aiheiden puheeksi ottaminen voi tuntua epämukavalta. Siksi Teamspective tarjoaa teemakohtaiset Pulse Playbooks -oppaat esihenkilöille.

Teemakohtaiset Pulse Playbooks näkyvät myös tiimisi pulssitulosten sivulla. Kun tämä rutiini alkaa tuntua tutulta, kehitysprioriteeteista on mahdollista käydä tuottoisa keskustelu jo 15 minuutissa.

• Jatka keskusteluja kahdenkeskisissä tai järjestämällä tiimiretrospektiivi

Edistymisen seuraaminen on yhtä tärkeää kuin prioriteeteista sopiminen. Kahdenkeskiset keskustelut ovat erinomainen tilaisuus puhua henkilökohtaisesti tiimin jäsenten kanssa tietystä aiheesta. Analyyttisempää ryhmakeskustelua varten tiimiretrospektiivi kannattaa järjestää vähintään kerran kvartaalissa.

• Sopi toimenpiteistä ja niiden vastuuhenkilöistä

Monet pulssikyselyissä mitatut teemat liittyvät yhteistyöhön ja ihmisten väliseen vuorovaikutukseen. Siksi arvioinneissa ja retrospektiiveissä aktiivinen tiimityöskentely on usein sekä keino että tavoite.

On tärkeää fasilitoida keskusteluja, joissa ihmiset jakavat kokemuksiaan, ymmärtävät toistensa näkökulmia ja löytävät parempia tapoja tehdä yhteistyötä ja tukea toisiaan. Kun tiimi on tottunut analysoimaan ja käsittelemään kehityskohteita, tiimin jäsenet voivat vuorotella arviointisessioiden ja retrospektiivien vetäjinä. Se lisää sitoutumista ja vahvistaa aitoa tiimihenkeä.

Lea pitää kirjaa sovituista toimenpiteistä

Jokainen esihenkilö saa käyttöönsä Lean (Leadership Enablement Agent), joka tallentaa arviointisessioissa sovitut askeleet ja seuraa niiden etenemistä. Lea muistuttaa avoimista tehtävistä ennen seuraavaa tapaamista, ja pyydettäessä se kokoaa yhteen, miten tiimin tilanne on kehittynyt. Toimenpiteet eivät jää muistin varaan.

Ota seuraava askel tiimisi kehittämiseksi

Jos tarvitset tukea pulssikyselyjen käynnistämisessä tai tiimin datan tulkitsemisessa, varaa demo. Pääseminen alkuun käy nopeasti.