Paremman palautteen resepti: näin annat palautetta, joka johtaa muutokseen

Huonosti annettu palaute saa ihmiset puolustautumaan. Hyvin annettu palaute muuttaa käyttäytymistä. Ero näiden kahden välillä ei liity rohkeuteen tai suoruuteen, vaan siihen, miten palaute rakentuu.

Moni esihenkilö kamppailee saman haasteen kanssa: pitäisi sanoa jotain korjaavaa tai rakentavaa, mutta samalla välttää vastaanottajan lannistaminen, suhteen vahingoittaminen ja sitoutumisen heikkeneminen. Onko tähän olemassa toimivaa reseptiä?

Kaksi perinteistä palautemallia

Kymmenien palautemallien joukosta kaksi erottuu selvästi.

Ensimmäinen on väkivallaton viestintä (Nonviolent Communication, NVC). NVC:n vahvuus on siinä, että se keskittyy pelkästään käsillä oleviin tosiseikkoihin ja poistaa tuomitsemisen ja diagnosoinnin yhtälöstä. Tämä johtaa yhteiseen ymmärrykseen. Suurin ongelma on kuitenkin se, että NVC voi olla liian muodollista. Kukaan ei puhu niin arjessa, joten sen käyttäminen palautekeskustelussa tuntuu usein hankalalta ja epäkäytännölliseltä.

Toinen on Tilanne, Käyttäytyminen, Vaikutus -malli (Situation, Behavior, Impact – SBI). SBI tekee helpoksi kertoa huolensa, mutta siinä ei jää tilaa puhua siitä, mitä haluaisi tulevaisuudessa tapahtuvan.

Molemmissa malleissa on vahvuuksia. Käytännössä toimivin palaute syntyy yhdistämällä niiden parhaat puolet.

Reilu palautemalli: Havainto, Vaikutus, Toiminta (HVT)

Tavoitteena on olla sekä objektiivinen että konkreettinen. Tämä auttaa välttämään monia niistä tekijöistä, jotka saavat ihmiset torjumaan palautetta. Havainto, Vaikutus, Toiminta -malli (HVT) on rakennettu juuri tähän.

Aloita tekemällä tosiasiapohjainen havainto tapahtuneesta. Ole täsmällinen ja käytä konkreettisia esimerkkejä, jotta vastaanottaja ymmärtää, mistä asiasta on kyse. Keskity käyttäytymiseen kommentoimatta yksilöä tai omia käsityksiäsi hänestä.

Kerro seuraavaksi käyttäytymisen vaikutuksesta. Miltä se sinusta tuntui? Miten se vaikuttaa tiimiin tai organisaatioon? Jäitkö sinä tai muut kaipaamaan jotain, mitä ette saaneet? Puhu muiden puolesta vain, jos olet esihenkilön asemassa ja tiimin jäsenet ovat itse ilmaisseet huolensa sinulle.

Tee lopuksi pyyntö tai anna ehdotus siitä, miten käyttäytymistä voidaan jatkossa parantaa (toiminta). Näin vastaanottaja tietää täsmälleen, mitä muuttaa, jotta asiat sujuisivat paremmin.

Hyvä palaute ei arvioi ihmistä. Se kuvaa havainnon, selittää vaikutuksen ja kertoo, mitä seuraavaksi kannattaa tehdä.

Vahvistava ja ohjaava palaute

Muista, että palautteen tarkoituksena on parantaa tai kehua, ei koskaan tuomita tai rangaista. Huolehdi siksi siitä, että annat säännöllisesti sekä vahvistavaa että ohjaavaa palautetta, ja vahvista erityisesti silloin, kun joku on parantanut käyttäytymistään aiemman palautteesi perusteella. Kollegat ja työntekijät voivat turhautua ja irrottautua, jos he saavat pelkästään kritiikkiä, riippumatta siitä miten se on muotoiltu.

Keskity tapoihin, joilla ihmiset tekevät asioita oikein, ja vahvista arvostamaasi käyttäytymistä. HVT-malli toimii hyvin niin vahvistavassa kuin ohjaavassa palautteessakin.

Kehity esihenkilönä antamalla parempaa palautetta

HVT-malli antaa selkeän rakenteen, mutta hyvä palaute ei synny pelkästään mallin muistamisesta. Esihenkilöt tarvitsevat myös arjen tukea: tietoa tiiminsä tilanteesta, aikaa valmistautua ja välineitä, jotka tekevät palautteen antamisesta johdonmukaista.

Teamspective tukee tätä käytännössä: alusta kokoaa sitoutumisdatan, palautekierrokset ja ONA:n yhteen esihenkilön näkymään.

Lea (Leadership Enablement Agent) auttaa esihenkilöitä priorisoimaan tärkeimmät asiat, antamaan oikea-aikaista ohjausta ja toimimaan johdonmukaisesti oleellisen tiedon pohjalta. Alusta yhdistyy suoraan käyttämiisi viestintävälineisiin, Slackiin ja Microsoft Teamsiin, mikä varmistaa matalan kynnyksen käytön ja korkeat vastausprosentit.

Haluatko oppia lisää palautteesta? Tutustu kattavaan palauteoppaaseemme.